PENGERTIAN RAPAT
Selasa, 28 Februari 2012
Merencanakan dan Melakukan Pertemuan
PENGERTIAN RAPAT
Rapat (conference atau meeting) merupakan alat/media
komunikasi kelompok yang bersifat tatap muka dan sangat penting,
diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah
untuk mendapatkan mufakat melalui musyawarah untuk pengambilan
keputusan. Jadi rapat merupakan bentuk komunikasi yang dihadiri oleh beberapa
orang untuk membicarakan dan memecahkan permasalahan tertentu, dimana melalui
rapat berbagai permasalahan dapat dipecahkan dan berbagai kebijaksanaan
organisasi dapat dirumuskan.
Walaupun
rapat merupakan aktivitas yang sangat penting, namun sering kita temukan
beberapa permasalahan dalam rapat, dimana kita sering mendengar adanya keluhan
dari pengawai,”Apa sih, gunanya rapat?”. Artinya adanya keterpaksaan
anggota organisasi untuk mengikuti rapat karena rapat dianggap tidak perlu,
membuang-buang waktu. Hal ini terjadi karena pengelolaan rapat yang kurang
tepat antara lain:
- Para anggota organisasi terlalu sering diminta mengikuti rapat tanpa dipertimbangkan, siapa yang sebenarnya dan seharusnya terlibat dalam rapat.
- Rapat hanya dijadikan alat pembenaran ide atau kehendak pimpinan.
- Hasil rapat tidak pernah ditindak-lanjuti atau hanya berhenti pada tataran ide saja, tanpa pernah diusahakan untuk direalisasikan.
Dalam suatu
perusahaan ataupun organisasi tidak dapat dihindari pasti selalu terjadi
konflik internal maupun eksternal. Salah satu komunikasi yang efektif antar
kelompok atau individu didalam perusahaan adalah dengan rapat.
Berikut
di sajikan beberapa pengertian mengenai rapat menurut beberapa ahli:
1.
Menurut Nunung dan ratu Evi (2001:129) rapat merupakan
suatu alat komunikasi antara pimpinan kantor dengan stafnya.
2. Kemudian
Wursanto (1987:136) memberikan beberapa pendangan pengertian yang kemudian bisa
disimpulkan oleh penulis:
a. Rapat,
merupakan suatu bentuk media komunikasi kelompok yang bersifat tataop muka yang
sering diselenggarakan oleh banyak organisasi, baik swasta maupun pemerintah.
b. Rapat,
merupakan alat untuk mendapatkan mufakat, melalui musyawarah kelompok.
c. Rapat
juga merupakan media pengambilan keputusan secara musyawarahn untuk mufakat.
d. Juga
dapat dikatakan, bahwa rapat, adalah komunikasi kelompok secara resmi.
e. Rapat,
adalah pertemuan antara para anggota di lingkungan kantor/organisasi sendiri
untuk membicarakan, merundingkan suatu masalah yang menyangkut kepentingan
bersama.
f. Secara
singkat dapat dikatakan pula, bahwa rapat, adalah pertemuan para anggota
organisasi/para pegawai untuk membahas hal-hal yang berhubungan dengan
kepentingan organisasi.
Beberapa macam-macam rapat dilihat dari
segi peninjauannya:
1.
Menurut tujuannya,yaitu:
a) Rapat
penjelasan; ialah rapat yang bertujuan untuk memberikan penjelasan kepada para
anggota, tentang kebijaksanaan yang diambil oleh pimpinan organisasi, tentang
prosedur kerja dana tata cara kerja baru, untuk mendapatkan keseragaman kerja.
b) Rapat pemecahan masalah bertujuan untuk
mencari pemecahan tentang suatu masalah yang dihadapi. Suatu masalah dikatakan
sebagai problem solving apabila masalah itu pemecahannya berhubungan dengan
masalah-masalah lain, saling mengait.
c) Rapat perundingan, yaitu rapat yang bertujuan
menghindari timbulnya suatu perselisihan, mencari jalan tengah agar tidak
saling merugikan keduabelah pihak.
2. Menurut sifatnya, rapat dibedakan menjadi:
a. Rapat
formal; rapat ang diadakan dengan suatu perencanaan terlebih dahulu, menurut
ketentuan yang berlaku, dan pesertanya secara resmi mendapat undangan.
b. Rapat
informal; rapat yang diadakan tidak didasarkan suatu perencanaan formal. Dapat
terjadi setiap saat, kapan saja, dimana saja dengan siapa saja.
3. Menurut jangka waktunya, dapat dibedakan
menjadi:
a. Rapat
mingguan; yaitu rapat yang diadakan sekali seminggu, yang membahas
maslah-masalah yang bersifat rutin yang dihadapi oleh masing-masing manajer.
b. Rapat
bulanan, rapat yang diadakan sebulan sekali, setiap terjadi pada bulan lalu.
Misalnya, membahas rugi bulan yang lalu.
c. Rapat
tahunan, yaitu rapat yang diadakan sekali setahun. Misalnya, rapat Dewan
Komisaris.
4. Menurut
frekuensinya, rapat terdiri atas:
a. Rapat
rutin, rapat yang sudah ditentukan waktunya, mingguan, bulanan, tahunan.
b. Rapat isidental, yaitu rapat yang tidak
berdasarkan jadwal, tergantung masalah yang dihadapi itu merupakan masalah yang
sangat urgen yang perlu dipecahkan bersama.
·
Tujuan Rapat
Beberapa tujuan diadakannya rapat, yaitu :
1. Untuk memecahkan atau mencari jalan keluar suatu masalah.
2. Untuk menyampaikan informasi, perintah, pernyataan.
3. Sebagai alat koordinasi antar intern atau antar ekstern.
4. Agar peserta rapat dapat ikut berpartisipasi kepada
masalah-masalah yang sedang terjadi.
5. Mempersiapkan suatu acara atau kegiatan.
6. Menampung semua permasalahan dari arus bawah ( para
peserta rapat ).
7. Dan lain-lain.
Agar tujuan
rapat dapat dicapai, analisis ( pelajari ) terlebih dahulu bagaimana tingkat
ketercapaian dari tujuan tersebut.
·
Jenis-Jenis Rapat Dan Syarat-Syaratnya
Orang-orang sering menggunakan kata rapat dalam
keseharian. Baik ketika situasi formal maupun tidak formal. Dalam setiap
kegiatan rapat tentu mempunyai tujuan rapat dan jenis rapat yang berbeda.
Rapat terdiri atas beberapa jenis, tergantung cara
pandangnya atau segi peninjauannya.
a) Berdasarkan tujuan.
1. Rapat Penjelasan.
2. Rapat Pemecahan Masalah.
3. Rapat Perundingan.
b) Berdasarkan
sifat.
1. Rapat formal.
2. Rapat informal.
3. Rapat terbuka.
4. Rapat tertutup.
c) Berdasarkan jangka waktu.
1. Rapat mingguan.
2. Rapat bulanan.
3. Rapat semester.
4. Rapat tahunan.
d) Berdasarkan
frekuensi.
1. Rapat rutin.
2. Rapat insidental.
e) Berdasarkan nama.
1. Rapat kerja.
2. Rapat dinas.
3. Musyawarah kerja.
Rapat Resmi yaitu rapat yang diselenggarakan untuk
membahas masalah yang sangat penting. Peserta rapat sebelumnya mendapat
pemberitahuan terlebih dulu melalui surat undangan. Dalam rapat resmi berlaku
peraturan protokol yang membantu kelancaran rapat. Apabila terdapat perbedaan
pendapat diantara anggota, peraturannya adalah pendapat mayoritas menjadi
keputusan, akan tetapi hak-hak minoritas dilindungi dengan pembatasan
pembahasan pada pokok-pokok, dan lebih penting adalah memberikan jaminan bahwa
semua peserta diperlakukan dengan sebaik-baiknya.
Rapat tidak resmi yaitu rapat yang diselenggarakan
oleh pimpinan dengan stafnya serta diadakan di ruang kantor pimpinan atau ruang
rapat untuk membahas masalah yang mendesak atau terjadi tiba-tiba. Pada rapat
ini biasanya terjadi diskusi dan tukar pendapat atau informasi untuk
mengakrabkan pimpinan dengan stafnya. Dalam hal ini sekretaris hanya membuat
ringkasan-ringkasan sederhana hasil rapat yang menjadi kesimpulan.
Syarat-Syarat
Rapat
Rapat dapat
dikatakan berlangsung dengan baik dan berhasil, apabila tujuan rapat yang telah
ditentukan tercapai. Untuk dapat mencapai tujuan rapat, ada beberapa syarat
yang harus diperhatikan pihak panitia penyelenggara rapat. Bagaimanakah
syarat-syarat rapat yang baik?
Suatu pertemuan
dapat disebut sebagai sebuah rapat apabila memenuhi kriteria berikut, yaitu:
a. Membicarakan
suatu masalah yang berkaitandengan tujuan organisasi, perusahaan, instansi,
pemerintah, dan lain-lain, yang harus dirundingkan/didiskusikan secara
bermusyawarah.
b. Pada saat rapat
seluruh peserta harus berperan aktif.
c. Setiap
pembicaraan ketika rapat berlangsung harus bersifat terbuka ( tidak ada yang
disembunyikan serta prasangka ).
d. Adanya
unsur-unsur rapat seperti pimpinan, notulen, moderator, peserta rapat, masalah
yang dibahas.
Untuk mencapai
tujuan rapat agar rapat berhasil, setiap peserta rapat harus mengetahui
syarat-syarat rapat yang baik. Syarat-syarat rapat yang baik, antara lain :
a) Persiapan
rapat.
Persiapan rapat
harus dirancang dan dilaksanakan oleh panitia penyelenggara rapat. Secara garis
besar persiapan yang harus dilaksanakan, yaitu :
1. Penentuan tujuan rapat dan acara rapat.
2. Penentuan waktu, tanggal, hari, tahun.
3. Penentuan tempat.
4. Akomodasi.
5. Konsumsi.
6. Media/peralatan.
b) Pelaksanaan rapat.
1. Suasana rapat berlangsung terbuka.
2. Para peserta rapat berpartisipasi aktif.
3. Adanya kendali dari ketua rapat
4. Hindarkan debat kusir.
5. Bahasa harus komunikatif.
6. Hindarkan monopoli ketika berbicara.
7. Terdapat keputusan dan kesimpulan rapat.
8. Adanya notulen.
9. Acara rapat.
10. Media rapat.
11. Waktu.
·
Unsur-Unsur
Rapat
Rapat yang
termasuk salah satu jenis diskusi terdiri atas beberapa unsur, diantaranya :
1. Tujuan rapat.
2. Masalah yang dirapatkan.
3. Pemimpin rapat.
4. Peserta rapat.
5. Media rapat.
6. Notulis atau sekretaris.